Leitfaden 2026 zum sicheren Bestehen der Massen-E-Mail-Sender-Anforderungen von Microsoft, Google und Yahoo

Update: Ab November 2025 verschärft Gmail die Durchsetzung bei nicht konformem Traffic. Nachrichten, die die Anforderungen an E-Mail-Sender nicht erfüllen, werden unter Störungen leiden, darunter temporäre und dauerhafte Ablehnungen.

Um den sich ständig wandelnden Herausforderungen durch Spam, Phishing und E-Mail-basierte Betrugsversuche zu begegnen, haben die E-Mail-Riesen Microsoft, Google und Yahoo bedeutende Änderungen für Bulk-Versender eingeführt – also Unternehmen, die täglich 5.000 oder mehr E-Mails versenden. Google und Yahoo gaben diese Anforderungen erstmals im Oktober 2023 bekannt, Microsoft folgte im April 2025. Seit 2026 gelten diese Anforderungen als Industriestandard und werden bei allen drei Anbietern strikt durchgesetzt.

Diese Anforderungen beinhalten einige Hauptkriterien, die grob in folgende Kategorien gruppiert werden können:

• Authentifizieren Sie Ihre Domain. Schützen Sie Empfänger vor schädlichen Nachrichten und Ihr Unternehmen vor Identitätsdiebstahl.
• Machen Sie das Abmelden einfach. Bieten Sie Empfängern eine unkomplizierte Möglichkeit, sich abzumelden.
• Kein Spam. Versenden Sie nur E-Mails, die Empfänger auch wirklich erhalten möchten, und nur an Personen, die Ihre Nachrichten angefordert haben.

Die treibende Kraft hinter diesen neuen Richtlinien ist ein gemeinsames Engagement, Posteingänge sicherer und weniger spamlastig zu machen. Mit ihrer gebündelten Vorgehensweise machen Microsoft, Google und Yahoo deutlich, dass E-Mail-Sicherheit nicht mehr nur ein „Nice-to-have“ ist. Ab 2026 sind die zuvor als Best Practice geltenden Sicherheitsstandards verbindlich vorgeschrieben. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, muss damit rechnen, dass die drei Dienstleister Versandraten drosseln oder legitime Nachrichten in den Spam-Ordner verschieben. Für Microsoft-Nutzer werden nichtkonforme Nachrichten vollständig abgelehnt.

Egal, ob Sie Marketer, IT-Profi oder ein Kleinunternehmer sind, der rund 5.000 oder mehr E-Mails pro Tag an Microsoft-, Google- oder Yahoo-Postfächer verschickt – dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Anforderungen zu verstehen, die Vorteile zu erkennen und sich darauf vorzubereiten.

Für Bulk-Versender hat sich die Lage zwischen 2024 und 2026 drastisch verändert. Hier eine schnelle Übersicht, was sich verändert hat – und was Sie konkret tun müssen.

Falls Sie noch nicht konform sind:

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Status. Verwenden Sie Red Sift Investigate, um eine Testmail von jedem Ihrer E-Mail-Dienste zu senden. Sie erhalten eine visuelle Übersicht darüber, was verbessert werden muss.
2. Beheben Sie Authentifizierungs-Lücken. Die häufigsten Probleme: Fehlender oder falsch konfigurierter SPF-Record, DKIM nicht für alle Versanddienste eingerichtet, kein DMARC-Record veröffentlicht, SPF oder DKIM nicht mit der From-Domain abgeglichen
3. Aktivieren Sie Ein-Klick-Abmeldung. Überprüfen Sie Ihre ESP-Einstellungen (HubSpot, Mailchimp, Salesforce Marketing Cloud etc.). Meist ist dies standardmäßig aktiviert, aber prüfen Sie, ob es funktioniert.
4. Überwachen Sie Ihre Spam-Rate. Richten Sie Google Postmaster Tools und Yahoos Complaint Feedback Loop ein. Halten Sie Ihre Rate unter 0,1 % und lassen Sie sie nie auf 0,3 % steigen.

Falls Sie bereits konform sind:

1. Streben Sie DMARC-Durchsetzung an. Aktuell reicht p=none, aber Best Practice ist p=reject. Damit schützen Sie sich vollständig vor Domain-Imitation.
2. Kontinuierlich überwachen. Authentifizierung kann abbrechen, wenn Sie neue Versanddienste hinzufügen, ESPs wechseln oder DNS-Änderungen vornehmen. Richten Sie fortlaufendes Monitoring mit einem Tool wie Red Sift OnDMARC ein.
3. Beobachten Sie Richtlinien-Updates. Microsoft, Google und Yahoo könnten die Anforderungen weiter verschärfen. DMARC mit p=reject könnte in Zukunft Pflicht werden.

Sie müssen handeln, falls eine der folgenden Aussagen zutrifft:

• Sie versenden täglich 5.000+ E-Mails an Gmail-, Yahoo- oder Outlook.com-Adressen
• Sie erhalten 421- oder 550-SMTP-Fehler im Zusammenhang mit Authentifizierung
• Ihr DMARC-Record fehlt oder steht auf p=none ohne SPF/DKIM-Abgleich
• Sie haben nicht für alle Versanddienste eine DKIM-Signatur
• Ihr Abmeldeprozess dauert länger als zwei Tage
• Ihre Spam-Beschwerdequote liegt über 0,1 %

Sie sind auf der sicheren Seite, wenn:

• SPF und DKIM bestehen für alle Versanddienste
• Mindestens einer von SPF oder DKIM stimmt mit Ihrer From-Domain überein
• DMARC ist veröffentlicht (idealerweise p=reject, mindestens p=none)
• Ein-Klick-Abmeldung ist aktiviert und wird innerhalb von 2 Tagen bearbeitet
• Spam-Rate bleibt unter 0,1 %
• FCrDNS ist für Ihre Versand-IPs eingerichtet
• TLS ist für die E-Mail-Übertragung aktiviert

Verwenden Sie diese Checkliste, um die Einhaltung bei all Ihren Versanddiensten zu prüfen. Beachten Sie: Sie müssen jeden ESP und jede Versanddomain einzeln kontrollieren.

Wenn Sie 421-Fehler sehen: Ihre E-Mail wird vorübergehend zurückgestellt. Beheben Sie die Authentifizierungsprobleme, bevor Google zu einer dauerhaften Ablehnung (550-Fehler) übergeht.

Wenn Sie 550-Fehler sehen: Ihre E-Mail wird dauerhaft abgelehnt. Dies erfordert sofortige Aufmerksamkeit.

Die Anforderungen für Bulk-Sender/Hochvolumen-Sender umfassen drei Kernbereiche. In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Bereiche und deren spezifische Anforderungen (einschließlich Unteranforderungen) erläutert, beginnend mit der umfangreichsten und zeitintensivsten – der E-Mail-Authentifizierung.

Bitte beachten Sie, dass diese Anforderungen für jeden Versandservice und jede Plattform gelten, von denen Sie E-Mails versenden – unten erfahren Sie mehr dazu.

Hier finden Sie eine beispielhafte – nicht vollständige – Liste von Szenarien, die dazu führen können, dass Bulk-Sender die neuen Anforderungen nicht erfüllen.

In der Tabelle unten zeigen wir, welche Anforderungen auf Ebene des E-Mail-Service-Providers (ESP) (z. B. Hubspot, MailChimp usw.) und/oder auf Domainebene konfiguriert werden. Das hilft Ihnen herauszufinden, wo Sie welche Anforderungen umsetzen müssen. 

Wichtig zu beachten: Wenn Ihre Organisation mehrere ESPs verwendet, müssen Sie diese Punkte für jede Plattform einzeln konfigurieren. Dasselbe gilt, wenn Sie mehrere Domains nutzen. 

*Obwohl das Hinzufügen des RUA-Tags derzeit nur empfohlen und nicht verpflichtend von Yahoo ist, unterstützen wir diese Empfehlung ausdrücklich. Das RUA-Tag legt fest, wohin DMARC-Aggregatberichte gesendet werden, die einen täglichen Überblick über den E-Mail-Verkehr einer Domain liefern. Diese Berichte geben wichtige Einblicke in Ihren SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierungsstatus sowie darüber, wo Ihre Domain verwendet wird. So finden Sie leicht Mails, die aktuell nicht authentifiziert sind.

**Auch wenn eine geringe Spamrate unter der Kontrolle des Versenders liegt, erfolgt der Versand immer auf ESP-Ebene. Beispielsweise: Wenn Sie für Marketing-Mails Salesforce Marketing Cloud, für Transaktionsmails SendGrid und als Backup Mailgun verwenden, muss Ihre gesamte Beschwerdequote (unabhängig von der versendenden Plattform) unter dem Grenzwert von 0,3 % liegen.

Googles E-Mail-Sender-Richtlinien legen fest, dass die Anforderungen für Unternehmen gelten, die E-Mails an beliebige private Gmail-Postfächer senden, also an „Konten, die auf @gmail.com oder @googlemail.com enden“. Außerdem wird klar gestellt, dass „die Anforderungen nicht für Google Workspace interne oder domäneninterne Nachrichten gelten.“ Ab 2026 setzt Google diese Anforderungen für alle Massenversender konsequent durch.

Yahoo wendet die Regeln auf „alle Domains und Verbrauchermarken an, die von Yahoo Mail gehostet werden”. 

Für Microsoft gelten die Outlook.com-E-Mail-Richtlinien für die Consumer-Domains hotmail.com, live.com und outlook.com. Diese Anforderungen traten am 5. Mai 2025 in Kraft und werden ab 2026 vollständig durchgesetzt.

Sie möchten einfach prüfen, ob Ihre E-Mail-Domains konform sind? Unser kostenloses Investigate-Tool prüft innerhalb einer Minute, ob Sie die Anforderungen von Microsoft, Google und Yahoo erfüllen, und zeigt anschaulich, was konkret zu tun ist. 

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Fehlercodes sind dreistellige Codes, die von Mailservern zurückgegeben werden und den Status eines E-Mail-Zustellversuchs anzeigen. Diese Codes helfen bei der Diagnose von E-Mail-Zustellproblemen, indem sie Informationen liefern, warum eine Nachricht nicht erfolgreich zugestellt werden konnte.

Wenn Sie die Voraussetzungen für Massenversender noch nicht erfüllen, sind Ihnen diese Codes vermutlich schon begegnet und Sie fragen sich vielleicht, was sie bedeuten. Diese Fehlercodes signalisieren, dass Ihre nicht authentifizierte E-Mail abgelehnt wurde und helfen Ihnen dabei, domänenbezogene Probleme zu erkennen und zu beheben.

Obwohl Google seinen Artikel zu SMTP-Fehlern und Codes noch nicht aktualisiert hat, ist uns bekannt, dass es nun folgende 421-Fehlercodes gibt:

1) SPF und DKIM sind beide fehlgeschlagen:

421-4.7.26 This mail has been rate limited because it is unauthenticated. Gmail 421-4.7.26 requires all senders to authenticate with either SPF or DKIM.  
421-4.7.26   
421-4.7.26  Authentication results:  
421-4.7.26  DKIM = did not pass  
421-4.7.26  SPF [redacted] with ip: [redacted] = did not pass  
421-4.7.26  
421-4.7.26  For instructions on setting up authentication, go to  
421 4.7.26  https://support.google.com/mail/answer/81126#authentication [redacted] - gsmtp (in reply to end of DATA command))

2) Die Nachricht wurde von einem Massenversender verschickt, dessen Setup DKIM nicht besteht:

421 4.7.30 This mail has been rate limited because DKIM does not pass. Gmail requires all large senders to authenticate with DKIM. Authentication results: DKIM = did not pass

3) Die Nachricht hat zwar gegebenenfalls SPF und/oder DKIM bestanden, doch keiner von beiden war mit der sichtbaren From-Domain abgeglichen, wie es von DMARC gefordert wird:

421 4.7.32 This mail has been rate-limited because there is no DMARC alignment

4) Google gibt inzwischen auch einen 550-Code für nicht-konforme E-Mails zurück – ähnlich wie #1 oben, aber nicht mehr nur als temporäre Verzögerung:

Error: 550-5.7.26 Your email has been blocked because the sender is unauthenticated. Gmail requires all senders to authenticate with either SPF or DKIM. Authentication results: DKIM = did not pass
SPF [example.com]= did not pass

Wenn Sie diese Meldungen sehen, empfehlen wir Ihnen dringend, die Fehler schnellstmöglich zu beheben, um eine Blockierung Ihrer E-Mails zu vermeiden, sobald die Anforderungen ab Juni greifen.

Wenn Sie auf einfache Weise sicherstellen möchten, dass Ihre E-Mail-Domains die Bulk-Sender-Anforderungen erfüllen, macht Red Sift dies einfach möglich. 

In weniger als einer Minute prüft unser kostenloses Investigate-Tool Ihren Status und zeigt anschaulich, was Sie unternehmen müssen. 

Die meisten Teams müssen heute eine Vielzahl an Tools nutzen, um sicherzustellen, dass alle versendenden Domains und Dienste die neuen Anforderungen erfüllen. Wir haben Ihnen nachfolgend eine Liste hilfreicher Tools zusammengestellt.

Red Sift Investigate ist das einzige kostenlose Tool am Markt, mit dem Sie bestätigen können, dass Ihre Domain authentifiziert ist und Sie über die nötigen Abmeldefunktionen verfügen, um die neuen Anforderungen von Microsoft, Google und Yahoo zu erfüllen. 

Was Red Sift Investigate besonders macht: Das Tool kann durch eine Testmail die Bereitschaft jedes Ihrer E-Mail-Dienste prüfen. Senden Sie von jedem E-Mail-Dienst eine Testmail und Red Sift Investigate bewertet Ihre Versand- und Empfangsinfrastruktur, liest die E-Mail-Header aus und prüft die Verschlüsselung der E-Mail in Echtzeit. 

So können Sie überprüfen, ob Service und Domain folgende Kriterien erfüllen: 

• SPF- und DKIM-Authentifizierung
• SPF- oder DKIM-Alignment
• Gültiger DMARC-Eintrag mit mindestens Policy p=none
• TLS-Verbindung zum Versand von E-Mails (neue Anforderung ab Dezember 2023)
• Gültige Forward- und Reverse-DNS-Einträge
• One-Click-Abmelden im Mail-Header enthalten

Um mit Red Sift Investigate starten zu können, genügt es, eine E-Mail an ein Testpostfach zu senden.

Viele kostenlose Tools im Internet wie MX Toolbox können Ihre DNS-Einträge daraufhin prüfen, ob Sie einen gültigen SPF- und DMARC-Eintrag haben. Da die Informationen zu DMARC, SPF und DKIM öffentlich verfügbar sind, beginnen diese Tools mit Ihrer Domain und prüfen, ob ein DMARC-Eintrag im DNS veröffentlicht ist. Allerdings bestätigen diese Tools nicht zwingend, dass auch Ihre SPF-Einträge und die Alignment-Anforderungen für jeden Versanddienst stimmen – das ist nur durch manuelles Senden prüfbar.

Diese Tools sind hilfreich für Organisationen, die sich lediglich bei der DMARC-Konfiguration nicht sicher sind. Da sie ausschließlich auf den DNS schauen, geben sie keine Auskunft zu SPF- oder DKIM-Alignment, FCrDNS, TLS-Verbindungen oder One-Click-Abmeldungen.

Wer sich mit E-Mail-Sicherheit gut auskennt und über die nötigen Rechte verfügt, kann durch manuelle Überprüfung der Header einschätzen, ob die Voraussetzungen für die neuen Anforderungen erfüllt werden. 

Dazu müsste von jedem E-Mail-Dienst eine Testmail an ein eigenes Postfach gesendet und der Header in Hinblick auf die neuen Anforderungen überprüft werden. Für große Unternehmen wird dies aufwendig, da durchschnittlich viele Versanddienste genutzt werden.

Spamraten beruhen auf historischen Daten und können daher weder per Echtzeit- noch per statischer Lösung bestimmt werden. Dennoch bieten Google und Yahoo beide sehr gute kostenlose Tools, mit denen Sie sicherstellen, dass Ihre Spamrate nicht den Schwellenwert von 0,30 % erreicht oder überschreitet. 

Die Outlook.com-Smart Network Data Services (SNDS) liefern Ihnen die Daten, um Ihre Reputation bei Outlook.com zu verstehen und zu verbessern. Ähnlich wie bei Google & Yahoo können Sie hier die eigenen IPs hinzufügen und die Reputation und Beschwerden einsehen, die von diesen IPs verursacht wurden.

Die Google Postmaster Tools erfassen umfangreiche Daten zu von Ihnen versendeten E-Mails, damit Ihre Versand-Domain gesund bleibt. Die Postmaster Tools zeigen die Spamrate als Prozentsatz von als Spam markierten E-Mails gegenüber den ins Postfach zugestellten Mails aktiver Nutzer. Die Nutzung erfordert eine Domain-Verifizierung und zeigt relevante Daten erst, nachdem die Domain verifiziert ist. Tipp: Wenn Sie die Root-Domain verifizieren, können Sie beliebig viele Subdomains ohne weitere DNS-Verifizierung zu Ihrem Google Postmaster Tools-Konto hinzufügen.

Im März 2024 hat Google ein Compliance Status Dashboard in Postmaster eingeführt. Damit können Sie Ihre Domain direkt gegen die Bulk-Sender-Anforderungen prüfen.

Mit Yahoos Complaint Feedback Loop (CFL) erhalten Versender Weiterleitungen von Beschwerden, wenn ein Yahoo-Nutzer Ihre E-Mail als Spam markiert. Diese Reports erlauben es, Empfänger aus künftigen Kampagnen auszuschließen und Targeting und Frequenz bei Bedarf anzupassen. Voraussetzung ist eine Domain-Authentifzierung per DKIM. 

Im Mai 2024 hat Yahoo ein neues Sender Hub Dashboard angekündigt, auf dem „E-Mail-Versender die Yahoo-Sender-Services zu ihrer Marke verwalten und einsehen können“. Zugriff direkt hier.

Klar ist: Für alle Organisationen, deren Geschäft auf großem E-Mail-Volumen basiert, heißt es jetzt zu handeln. Nutzen Sie eine der genannten Optionen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Versanddomains und -dienste konform sind.

Wenn Sie als Marketer sicherstellen möchten, dass Ihre E-Mails zuverlässig an Microsoft-, Google- oder Yahoo-Postfächer zugestellt werden, ist es wichtig, dass Sie die bevorstehenden Änderungen verstehen und Ihre Versandpraktiken zeitnah überprüfen. In diesem Artikel erklären wir die Anforderungen, erläutern deren Bedeutung und zeigen Ihnen, wie Sie mit unserem kostenlosen Bulk Sender Compliance Checker Tool, Red Sift Investigate, in Echtzeit einen Einblick erhalten, wie Ihr E-Mail-Setup abschneidet.

Google und Yahoo haben ihre Anforderungen für den Versand von Massen-E-Mails eingeführt, um das E-Mail-Erlebnis für Nutzer zu verbessern und sicherere, weniger spamlastige Posteingänge zu schaffen. Ziel ist es, zu verhindern, dass Postfächer von unerwünschten oder potenziell gefährlichen E-Mails überflutet werden und sicherzustellen, dass Empfänger nur die Nachrichten bekommen, die sie wirklich lesen wollen.

Im April 2025 zog Microsoft nach mit Anforderungen für Absender großer Volumen an E-Mails an Outlook.com-, Hotmail.com- und Live.com-Adressen.

Wenn Sie Newsletter, Produkt-Updates oder sonstige Werbemails an mehr als 5.000 Microsoft-, Google- und/oder Yahoo-Adressen versenden, gelten die neuen Anforderungen für Sie.

Marketer im B2C-Bereich sollten besonders aufmerksam sein, da Ihre E-Mail-Datenbank in der Regel überwiegend aus privaten Adressen besteht und die Mehrheit gmail.com-Adressen nutzt. Gmail besitzt etwa einen Marktanteil von 30 % unter den E-Mail-Clients (das entspricht fast einem Viertel aller E-Mail-Nutzer weltweit), daher ist die Einhaltung der Bulk-Versand-Anforderungen entscheidend, wenn Sie auf E-Mail-Kommunikation für Ihr Geschäft angewiesen sind.

Die Vorgaben für den Massenversand von E-Mails stützen sich auf drei Hauptsäulen:

1. Machen Sie es Menschen einfach, sich von Ihren E-Mails abzumelden: Absender von Massen-E-Mails müssen einen gut sichtbaren Abmeldelink in ihren Marketing-/Werbemails bereitstellen und Abmeldewünsche innerhalb von zwei Tagen bearbeiten.
2. Kein Spam: Es wird eine klare Spamgrenze von 0,3 % festgesetzt, um unerwünschte Mails aus den Postfächern herauszuhalten. (Diese Anforderung gilt nur für Google und Yahoo, wird aber unabhängig vom Anbieter als Best Practice empfohlen.)
3. Authentifizieren Sie die Domains, von denen Sie E-Mails senden: Microsoft, Google und Yahoo fordern Best-Practice-Sicherheitsstandards wie SPF, DKIM und DMARC. Die Abkürzungen sind verwirrend? Wir erklären sie weiter unten.

Zunächst gehen wir auf die einfacheren Anforderungen ein – Abmeldelinks und Spamquoten – und erklären ihre Vorteile für Marketer.

Ein-Klick-Abmelden ist eine weithin akzeptierte Praxis im E-Mail-Marketing. Es wird von CAN-SPAM, CASL und GDPR verlangt, daher überrascht es nicht, dass Microsoft, Google und Yahoo ebenfalls auf ein zustimmungsbasiertes E-Mail-Marketing setzen und dies zur Pflicht machen.

Die meisten E-Mail-Versandplattformen bieten standardmäßig einen Ein-Klick-Abmeldelink, darunter Hubspot, Mailchimp und customer.io. Dennoch sollten Sie alle von Ihnen genutzten Versandplattformen noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie konform sind.

Google setzt einen Branchenstandard, indem verpflichtend verlangt wird, dass gemeldete Spamquoten unter 0,10 % bleiben und niemals 0,30 % erreichen dürfen. Yahoo schließt sich dieser Vorgabe an.

Für Marketer ist wichtig zu bedenken, dass es für Nutzer sehr einfach ist, eine Nachricht als Spam zu markieren – daher ist es umso wichtiger, ausschließlich wertvolle und relevante Inhalte zu senden, für die Empfänger vorher eingewilligt haben. Sie sollten Ihre E-Mail-Listen regelmäßig säubern, segmentieren und aktualisieren, um einen guten Absender-Ruf zu erhalten und dafür zu sorgen, dass E-Mails auch im Posteingang, nicht im Spam-Ordner landen.

Alle drei Anbieter stellen kostenlose Tools zur Verfügung, mit denen Massenversender ihre E-Mail-Leistung überwachen können – sehen Sie sich Microsofts Smart Network Data Services (SNDS), Googles Postmaster Tools sowie das Yahoo Complaint Feedback Loop (CFL)-Programm an.

Die Anforderungen an die E-Mail-Authentifizierung – SPF, DKIM und DMARC – bilden das Rückgrat moderner E-Mail-Sicherheit. Sie sorgen dafür, dass Dritte Ihre Absenderdomain nicht missbrauchen können, um E-Mails in Ihrem Namen zu senden. Wir wissen, dass diese Standards für Marketer zunächst abschreckend wirken können, aber bei Nicht-Umsetzung drohen ernste Konsequenzen für Sicherheit und Zustellbarkeit. Die technische Umsetzung ist allerdings Sache Ihres IT-Teams! Mehr dazu später.

In der Tabelle unten finden Sie einen schnellen Überblick der jeweiligen Anforderungen und Vorteile.

Wir finden, angesichts dieser Vorteile sollte jeder erfahrene E-Mail-Marketer sie als unverzichtbares Werkzeug betrachten – unabhängig davon, ob sie vorgeschrieben sind oder nicht!

Für einen tieferen Einblick in das Thema E-Mail-Authentifizierung empfehlen wir unseren aktuellen Artikel: „Warum erfolgreiches E-Mail-Marketing auf E-Mail-Authentifizierung setzt“.

Der erste Schritt ist, zu prüfen, ob Ihr E-Mail-Versandservice den Anforderungen für Bulk Sender entspricht.

Red Sift macht es Ihnen leicht – in weniger als 60 Sekunden prüft unser kostenloser Bulk Sender Compliance Checker, Red Sift Investigate, ob Ihr E-Mail-Setup optimal aufgestellt ist.

Alles, was Sie tun müssen: Senden Sie eine Test-E-Mail an eine von uns bereitgestellte, eindeutige Adresse. Wir analysieren Ihre Konfiguration dynamisch und in Echtzeit und senden Ihnen die Ergebnisse zu, damit Sie sie an Ihr IT-Team weiterleiten können.

Viele der Bulk-Versand-Anforderungen lassen sich auch direkt durch Marketing umsetzen. Sie können die Ein-Klick-Abmeldefunktion in Ihrem Versandsystem prüfen sowie Spamquoten mit Googles Postmaster Tools und Yahoos CFL-Programm im Auge behalten. TLS ist bei etwa 90 % der Anbieter bereits aktiv, falls nicht, muss es vom E-Mail-Service-Provider (ESP) – etwa Hubspot oder Mailchimp – eingerichtet werden.

Für die Authentifizierungsanforderungen empfehlen wir, Ihr IT-Team um Unterstützung zu bitten. Im weiteren Verlauf dieser Anleitung geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten und Bulk-Send-Erfolg sicherstellen – scrollen Sie zum nächsten Kapitel!

Die folgende Tabelle zeigt, welche Anforderungen auf ESP-Ebene und/oder auf Domain-Ebene konfiguriert werden müssen.

Wichtig: Wenn Ihre Organisation mehrere ESPs nutzt, müssen diese Einstellungen in jeder Plattform vorgenommen werden. Gleiches gilt bei mehreren Domains.

Sich auf die neue Bulk-Sending-Umgebung einzustellen, ist ein fortlaufender Prozess. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Inhalte für die Empfänger einen Mehrwert bieten, damit Sie nicht als Spam markiert werden, Ihr E-Mail-Marketing auf Einwilligung basiert und Sie gemeinsam mit dem IT-Team dafür sorgen, dass alle gegenwärtigen und zukünftigen Versandquellen korrekt authentifiziert sind.

Zwar schreiben die aktuellen Anforderungen eine DMARC-Policy von p=none vor, aber Organisationen sollten künftige Änderungen im Blick behalten. Der nächste Schritt könnte sein, dass die DMARC-Erzwingung auf p=reject erforderlich wird – ein bedeutender Schritt über die aktuelle Vorgabe hinaus. Best Practice in 2026 ist schon jetzt, p=reject für den vollen Schutz zu erreichen.

Wir empfehlen, sich die Richtlinien von Microsoft, Google und Yahoo abzuspeichern, regelmäßig unseren Blog für aktuelle Branchentrends und Vorschriften zu besuchen und unseren kostenlosen Bulk Sender Compliance Checker, Red Sift Investigate, zu nutzen, um die Einhaltung der Vorschriften für alle Versandservices zu gewährleisten.

Unser Marketing-Team bei Red Sift hat in zahlreichen Cybersecurity-Unternehmen gearbeitet. Diese Erfahrung bietet wertvolle Einblicke für die effektive Zusammenarbeit zwischen Marketing und Security. In diesem Kapitel teilen wir unsere Strategien, wie Marketingmaßnahmen mit Sicherheitsinitiativen abgestimmt werden.

Mit Microsofts Richtlinien für Bulk Sender in Kürze und Googles sowie Yahoos Vorgaben, die bereits gelten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diese Erkenntnisse umzusetzen, damit Unternehmen compliant bleiben und die E-Mail-Zustellbarkeit sichern.

Sicherheit erscheint oft als weit entferntes Team, das den Zugriff auf Lieblings-Tools blockiert. Das entspricht nicht der Realität.

Security-Teams arbeiten meist am Limit, sind unterbesetzt und haben viele konkurrierende Prioritäten – meist nichts mit Marketing. Diese Anfrage ist nur eine von vielen, die sie diese Woche bekommen.

Letztlich steht für jede Security-Führungskraft das Wohl des Unternehmens im Mittelpunkt. Stellen Sie Ihre Anfrage daher als Business-Anforderung dar – so werden sie zu Verbündeten, die bereit sind, zu helfen.

Am einfachsten finden Sie mit einem Tool heraus, ob Sie Hilfe von Security benötigen: Prüfen Sie Ihre aktuelle E-Mail-Sicherheitskonfiguration und ob Sie die Anforderungen erfüllen.

Wir bei Red Sift finden Red Sift Investigate besonders hilfreich – das einzige kostenlose Tool, das überprüft, ob Ihre E-Mail-Infrastruktur die neuen Anforderungen von Microsoft, Google und Yahoo erfüllt.

Sie müssen lediglich eine Testmail aus Ihrem Bulk-Sende-Tool (wie Hubspot, Mailchimp oder Customer.io) an Red Sift Investigate senden. Sie erhalten Ergebnisse, die Sie mit Ihrem Security-Team teilen können, um Bulk Sender Compliance zu erreichen.

Ihre Ergebnisse werden mit grünen Häkchen für konforme Punkte und roten X für zu behebende Punkte angezeigt.

Wer noch tiefer einsteigen möchte: Weitere Tools finden Sie in unserem Tool-Kapitel hier.

Mit den Ergebnissen von Red Sift Investigate sind Sie in perfekter Ausgangsposition, um klar zu definieren, was zur Domain-Authentifizierung zu tun ist.

Wenn Sie die angezeigten Fehler nicht verstehen – oder Ihrem Security-Team alles ganz deutlich machen möchten – werfen Sie einen Blick auf unsere Matrix, diese enthält Detailerklärungen zu möglichen Fehlerursachen. So sind Sie optimal vorbereitet, um gezielt bei Ihrem Security-Team anzufragen.

Zum Beispiel, wenn Ihre Red Sift Investigate Ergebnisse folgendermaßen aussehen:

Und Sie sehen in der Matrix, dass dies bedeutet: „Ein DMARC-Eintrag ist erforderlich.“

So können Sie Ihr Security-Team gezielt ansprechen, beide Ergebnisse vorzeigen und fragen, wie Sie gemeinsam einen korrekten Eintrag implementieren können.

📢Nicht vergessen – testen Sie alle Ihre Versandplattformen! Nur weil Ihre Hubspot-Testmail durchkommt, heißt das nicht, dass Ihre Mailchimp-Mail ebenfalls erfolgreich ist.

Wie schon erwähnt, steht Ihr Security-Team unter Zeitdruck und Ihre Anfrage ist vermutlich nicht die dringendste. Jetzt ist jedoch der Moment zu handeln! Klare Kommunikation macht den Unterschied.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben, um überzeugend zu argumentieren. Denken Sie an:

• Wie viel Umsatz wurde im letzten Jahr über E-Mail generiert?
• Wie viele neue Opportunities oder Kund:innen kamen über E-Mail als letzten Kontakt?
• Was würde eine schlechte Zustellrate das Unternehmen kosten?
• Welcher Prozentsatz der Datenbank wäre nicht mehr erreichbar, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden?

Stellen Sie Ihre Anfrage immer in den Kontext unternehmerischer Auswirkungen – das gibt Security einen klaren Anreiz, rasch zu handeln.

Ja. Im September 2025 hat der französische E-Mail-Dienstleister Laposte.net seine Authentifizierungsstandards verschärft. Stand 2026 werden solche Anforderungen weltweit zum Standard bei allen E-Mail-Anbietern.

100 % aller nicht-authentifizierten E-Mails – also Mails ohne SPF, DKIM oder DMARC – landen im Spam. Kurz: SPF, DKIM und DMARC sind künftig Pflicht, wenn man im Posteingang bleiben will.

Wir beobachten die Entwicklungen bei Laposte.net und anderen Providern und aktualisieren diesen Leitfaden laufend bei neuen Anforderungen.

Lassen Sie sich von den Anforderungen nicht überraschen! Machen Sie den ersten Schritt mit Red Sift Investigate und nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Security-Team auf, um das Thema anzustoßen. Wir unterstützen Sie gern – Sie können jederzeit mit einem Red Sift Experten sprechen, um Ihren Weg zur Microsoft-, Google- und Yahoo-Bulk-Sender-Compliance zu starten.