Warum Ihre E-Mails im Spam landen und wie Sie es verhindern: Der vollständige Leitfaden zur Einrichtung von SPF und DKIM

Stellen Sie sich vor, Sie erfahren, dass einige Ihrer legitimen geschäftlichen E-Mails niemals beim Empfänger angekommen sind – was Ihrer Organisation tausende Euro an entgangenen Chancen und beschädigten Beziehungen kosten kann. Dieses Szenario ist nicht hypothetisch, sondern Realität in Unternehmen, die E-Mail-Authentifizierungsprotokolle wie SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) nicht korrekt implementiert haben.

Denken Sie an den IT-Leiter, der dringende Meldungen von Kunden erhält, die betrügerische E-Mails sehen, die scheinbar von der Domain des Unternehmens stammen. Oder an den Marketingleiter, dessen aufwändig ausgearbeitete Kampagnen miserable Öffnungsraten erzielen, weil große E-Mail-Anbieter ihre Nachrichten automatisch als verdächtig herausfiltern. Diese Beispiele machen eine entscheidende Lücke in der modernen E-Mail-Sicherheit deutlich, die sowohl die Zustellbarkeit als auch den Markenschutz beeinträchtigt.

Die E-Mail-Landschaft hat sich heute erheblich verändert, da Anbieter wie Gmail, Yahoo und Microsoft seit Februar 2024 von Massenversendern (die mehr als 5.000 E-Mails pro Tag verschicken) die Umsetzung von DMARC verlangen [1]. Diese Anforderungen sind keine bloßen Empfehlungen; sie sind verpflichtend, um eine zuverlässige Zustellbarkeit und den Schutz Ihrer Domain vor Missbrauch zu gewährleisten.

Über offensichtliche Zustellungsfehler hinaus gibt es zahlreiche versteckte Risiken, die Unternehmen häufig übersehen:

• Sicherheitsrisiken durch Subdomains: Unzureichend geschützte Subdomains können für Spoofing-Angriffe missbraucht werden, selbst wenn Ihre Hauptdomain gesichert ist
• Lücken bei Drittanbietern: E-Mail-Marketing-Plattformen, CRM- und Support-Tools können E-Mails versenden, die an der Authentifizierung scheitern
• Veraltete DNS-Konfigurationen: Veränderungen der E-Mail-Infrastruktur sorgen oft für veraltete Authentifizierungs-Einträge, was zum Scheitern legitimer E-Mails führt
• Fehlschlagen weitergeleiteter E-Mails: DKIM-Signaturen können beim Weiterleiten beschädigt werden, was zu Authentifizierungsfehlern führt
• Inkonsistenzen durch mobile Clients: Verschiedene E-Mail-Clients behandeln Authentifizierung unterschiedlich, was zu schwankender Zustellqualität führt
• Kaskadierende Auswirkungen auf die Reputation: Authentifizierungsfehler potenzieren sich mit der Zeit und verschlechtern den Ruf Ihrer Domain zunehmend

Authentifizierungsprotokolle sind ein digitales Überprüfungssystem. Sie beweisen, dass Ihre E-Mails legitim sind und während der Übertragung nicht verändert wurden. Denken Sie an SPF als Gästeliste für Ihre E-Mail-Domain: Es gibt an, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. DKIM funktioniert wie ein Wachssiegel auf einem offiziellen Brief – es liefert kryptografisch gesichert den Nachweis, dass Ihre Nachricht von Ihrer Domain stammt und nicht verändert wurde.

• Autorisierung von IP-Adressen: Verhindert, dass unbefugte Server E-Mails unter Verwendung Ihrer Domain senden können, indem autorisierte Server auf eine Whitelist gesetzt werden
• Schutz vor Spoofing: Schützt vor Missbrauch Ihrer Domain in der „Envelope Sender“-Adresse und reduziert spezifische Phishing-Varianten
• Verbesserte Zustellbarkeit: Hilft Anbietern, Ihre legitimen Nachrichten zu erkennen, und fördert zusammen mit DKIM und DMARC die Zustellung im Posteingang
• Schutz der Reputation: Verhindert, dass Ihre Domain mit Spam oder Schadmails Dritter in Verbindung gebracht wird
• Compliance-Unterstützung: Bietet eine der wichtigsten von Anbietern und Branchenstandards geforderten Authentifizierungsmethoden – in Kombination mit DKIM und DMARC besonders effektiv
• Drittanbieter-Integration: Erlaubt legitimen Diensten (Marketingplattformen, CRMs), authentifizierte E-Mails in Ihrem Namen zu versenden
• Preiswerte Sicherheit: Bietet für sehr geringe Implementierungs- und Wartungskosten signifikante Sicherheitsvorteile

• Integritätsprüfung der Nachricht: Nutzt kryptografische Signaturen, um Änderungsfreiheit während der Übertragung zu gewährleisten
• Domain-Authentifizierung: Belegt kryptografisch, dass die E-Mail tatsächlich von Ihrer Domain stammt (Public-Key-Verfahren)
• Verbesserte Zustellbarkeit: Erhöht das Vertrauen der Anbieter und damit die Posteingangsrate
• Erkennung von Veränderungen: Erkennt nicht autorisierte Änderungen an Inhalt, Headern oder Anhängen
• Markenschutz: Verhindert, dass Cyberkriminelle modifizierte Versionen Ihrer echten Nachrichten versenden
• Weiterleitungsresistenz: Erhält Authentifizierung selbst bei mehrfachem Weiterleiten aufrecht (bei guter Konfiguration)
• Langzeitsicherheit: Der kryptografische Nachweis bleibt während des gesamten Nachrichtenlebenszyklus gültig

• „SPF allein bietet vollständigen Schutz“: SPF prüft nur die sendenden Server, aber nicht den Inhalt oder die Übereinstimmung mit dem Absendernamen
• „DKIM verhindert jegliches Spoofing“: DKIM prüft die Integrität der Nachricht, verhindert aber ohne DMARC nicht das Spoofing der sichtbaren „Von“-Adresse
• „Authentifizierung garantiert Zustellung im Posteingang“: Authentifizierung verbessert die Zustellbarkeit, aber Inhalt und Reputation bleiben entscheidend
• „Kleine Firmen brauchen keine E-Mail-Authentifizierung“: Cyberkriminelle zielen gerade auf KMU, die vermeintlich weniger geschützt sind

Zu wissen, was Authentifizierung nicht abdeckt, ist genauso wichtig, wie deren Geltungsbereich zu verstehen [2]. Diese Protokolle schützen nicht vor Social Engineering, schädlichen Anhängen oder Phishing von kompromittierten, aber legitimen Konten.

Den Authentifizierungsstand Ihrer Organisation zu bestimmen, erfordert eine systematische Analyse Ihrer Konfiguration und Zustell-Performance. So identifizieren Sie Lücken, die entweder Zustellprobleme oder Sicherheitsrisiken verursachen.

Prüfen Sie Ihre aktuellen DNS-Einträge, um bestehende Authentifizierungsprotokolle zu erfassen:

• Nutzen Sie Tools wie das kostenlose Investigate-Tool von Red Sift, um SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge Ihrer Domain zu kontrollieren
• Erstellen Sie eine vollständige Liste aller autorisierten Versandquellen – inklusive Marketing-Plattformen, CRMs und Drittanbieterdiensten
• Identifizieren Sie alle Subdomains, die für E-Mails genutzt werden und möglicherweise keine Authentifizierung haben
• Überprüfen Sie die Syntax der DNS-Einträge auf Fehler, die Authentifizierungsprobleme verursachen können

Analysieren Sie Ihre aktuellen Zustell- und Reputationsraten:

• Beobachten Sie Bounce-Rate, Spam-Beschwerden und Zustellungsfehler bei verschiedenen Anbietern
• Prüfen Sie Berichte Ihrer Marketingplattformen auf Authentifizierungsprobleme
• Überwachen Sie den Domain-Ruf mit Tools wie Sender Score oder Google Postmaster Tools
• Testen Sie Zustellung bei großen Anbietern (Gmail, Outlook, Yahoo) von verschiedenen Versandquellen

Branchendaten zeigen: Gut authentifizierte E-Mails erreichen bis zu 15 % mehr Zustellbarkeit als nicht authentifizierte Nachrichten. Organisationen mit vollständiger Authentifizierung erzielen Öffnungsraten von 22-24 % – deutlich mehr als andere.

Bewerten Sie, wie anfällig Ihre Domain für Spoofing und Betrug ist:

• Suchen Sie nach aktuellen Spoofing-Versuchen über Threat-Intelligence-Plattformen
• Analysieren Sie Kundenmeldungen verdächtiger E-Mails, die angeblich von Ihrem Unternehmen stammen
• Bewerten Sie möglichen wirtschaftlichen Schaden im Falle erfolgreicher Täuschungen
• Beachten Sie branchenspezifische Vorgaben für E-Mail-Sicherheit

Red Sift OnDMARC bietet eine umfassende und benutzerfreundliche Anwendung, die die gesamte Komplexität der Implementierung und Verwaltung von SPF-, DKIM- und DMARC-Protokollen vereinfacht. Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern, die sich nur auf einzelne Komponenten konzentrieren, verfolgt Red Sift einen ganzheitlichen Ansatz, der das gesamte E-Mail-Authentifizierungsökosystem abdeckt.

Das größte Plus von Red Sift ist die leichte Bedienbarkeit und Automatisierung. Während herkömmliche Lösungen umfassende technische Expertise und regelmäßige manuelle Updates erfordern, automatisiert Red Sift OnDMARC komplexe Abläufe und liefert klare, umsetzbare Empfehlungen. Mit über 80 Bewertungen und einer Durchschnittsbewertung von 4,9 Sternen auf G2 sowie einer Auszeichnung als führender DMARC-Anbieter in Europa [3] belegt die Anwendung regelmäßig Spitzenplätze.

Diese Anerkennung spiegelt die tatsächliche Nutzerzufriedenheit und den erfolgreichen Einsatz wider. Organisationen, die Red Sift OnDMARC nutzen, erreichen den DMARC Enforcement Mode in der Regel in 6–8 Wochen – weit schneller als der Branchendurchschnitt von 32 Wochen [4].

Ein Praxisbeispiel unterstreicht die Effektivität von Red Sift: ZoomInfo, eine große B2B-Plattform, implementierte Red Sift OnDMARC zur Verwaltung einer komplexen E-Mail-Infrastruktur nach zahlreichen Übernahmen. Kevin Hopkinson, Head of Deliverability bei ZoomInfo, erklärt: „Mit OnDMARC können wir effizient wachsen, Mitarbeitende und Unternehmen übernehmen, ohne Angst vor Shadow IT zu haben“ [5].

Ein weiteres Beispiel: TalkTalk (britischer Telekom-Anbieter), wo Mark Johnson, Head of Customer Security, berichtet: „OnDMARC ermöglichte es uns, Spoofing-Angriffe zu erkennen und zu blockieren, von denen wir nichts wussten“ [6]. Dies zeigt, dass Red Sift nicht nur künftige Angriffe erkennt, sondern auch bestehende Schwächen aufdeckt.

Kunden betonen das Support-Modell und die Nutzererfahrung von Red Sift. Im Gegensatz zu anderen Anbietern bietet Red Sift für alle Großkunden dediziertes Customer Success Engineering ohne Mehrkosten. Vinay Tekchandani, Technical Program Manager bei Holland & Barrett, hebt hervor: „Red Sift vereinfacht E-Mail-Sicherheit erheblich. Ich habe DMARC schon ausgerollt, aber das war mit Abstand die einfachste Lösung. Die nehmen einem wirklich die Komplexität ab.“ [7]

Der integrierte KI-Assistent und die automatisierte Problemlösung heben Red Sift zudem von Valimail, EasyDMARC und PowerDMARC ab, die stärker auf technische Eigenleistung setzen.

Viele gehen davon aus, dass fortgeschrittene Authentifizierung sehr teuer sei. Tatsächlich ist das Investment im Vergleich zu möglichen Verlusten durch Zustellprobleme oder Domänenmissbrauch gering.

E-Mail-Marketing bringt im Schnitt beachtliche Renditen: 42 $ pro eingesetztem Dollar [5]. Wenn Authentifizierungsprobleme die Zustellrate um 10 % senken, wird der finanzielle Schaden schnell spürbar. Schickt ein Unternehmen monatlich 100.000 Marketing-Mails mit 2 % Conversion und durchschnittlichem Auftragswert von 50 $, entsprechen 10 % geringere Zustellraten monatlich 10.000 $ weniger Umsatz…

Mehrere Aspekte beeinflussen die Kosten für E-Mail-Authentifizierung:

• Größe und E-Mail-Volumen: Mehr Volumen bedeutet mehr Überwachungs- und Verwaltungsbedarf
• Komplexität der Infrastruktur: Mehrere Domains, Subdomains oder Drittdienste erhöhen den Implementierungsaufwand
• Supportbedarf: Wenig interne Ressourcen sprechen für ein gemanagtes Angebot mit Experten-Support
• Compliance-Vorgaben: Regulierte Branchen benötigen eventuell erweiterte Audit- und Reportingtools
• Integrationsbedarf: Komplexe IT-Landschaften können maßgeschneiderte Anbindungen erfordern

Die versteckten Kosten fehlender Authentifizierung übersteigen den Invest in eine zuverlässige Lösung oft deutlich: Umsatzausfälle durch Zustellprobleme, Image-Schäden, mögliche Strafzahlungen, sowie erheblicher interner Aufwand für Korrekturen unter Zeitdruck statt vorausschauender Planung.

Manche Situationen erfordern mehr als das reine Aufsetzen von SPF und DKIM. Betroffene Organisationen sollten Lösungen wie Red Sift OnDMARC einsetzen, um fortschrittliches Monitoring, Automatisierung und aktive Bedrohungserkennung zu erhalten.

• Fusionen/Übernahmen: Unternehmen, die an M&A beteiligt sind, müssen Authentifizierungsregeln über unterschiedliche Infrastrukturen oder Legacy-Domains hinweg vereinheitlichen. Im Übergang drohen Lücken, die Angreifer ausnutzen können.
• Regulatorische Vorgaben: Gesundheit, Finanzen, öffentlicher Sektor – dort ist sichere E-Mail Pflicht. Ist z. B. bei einer Gesundheitsorganisation die Authentifizierung mangelhaft und Patientennachrichten werden abgefangen, drohen Rechtsverstöße (HIPAA etc.) und Millionenstrafen.
• Unternehmen mit hohem Schadenspotenzial: Organisationen mit sensiblen Daten, geistigem Eigentum oder Finanzwerten sind typische Ziele von E-Mail-Betrug. So verlor ein Hersteller 2,3 Millionen Dollar durch einen spoofing-bedingten Überweisungsbetrug.
• Internationale operative Komplexität: Organisationen in mehreren Ländern, mit verschiedenen Sprachen und Regeln, benötigen feingranulare Authentifizierungsverwaltung für durchgehend hohe Sicherheit.

• Vielfalt an E-Mail-Diensten: Mit jedem Anbieter oder Dienst steigt Risiko und Fehleranfälligkeit der Authentifizierung
• Regelmäßige Infrastrukturänderungen: Dynamische IT-Umgebungen erfordern laufende Pflege und Aktualisierung von Authentifizierung
• Wenig interne Expertise: Weniger Spezialwissen im Unternehmen spricht klar für gemanagte Lösungen
• Hohe Versandvolumen: Viele Nachrichten vergrößern das Reputationsrisiko bei Authentifizierungsfehlern
• Direkte Kundenkommunikation: Wer primär über E-Mail mit Kunden interagiert, kann Delivery-Ausfälle oder Spoofing nicht akzeptieren
• Reputationssensibilität: In Branchen wie Finanzen oder Gesundheit ist der Vertrauensverlust bei Vorfällen überproportional groß

Die Folgen unterschätzter Authentifizierungsbedarfe übersteigen den Aufwand einer vollständigen Lösung bei Weitem. Laut FBI lagen die Einbußen 2023 bei Attacken durch Spoofing bei über 18 Millionen US-Dollar [7]. Weit über die finanziellen Kosten hinaus bringt die Gewissheit, dass die Kommunikation sicher und zustellbar ist, echten Mehrwert für Team und Management.

E-Mail-Authentifizierung ist ein Grundstein für weitere Geschäftsvorhaben. Unternehmen mit effektiver Absicherung können Marketing, Kundeninteraktion und neue Geschäftsanwendungen entspannt ausbauen – ohne Angst vor Bedrohungen oder Versand-Problemen.

Für dauerhaften Schutz sollten Sie vierteljährlich diese Punkte überprüfen:

• Sind alle aktuellen Versandquellen authentifiziert und werden sie überwacht?
• Wurden Drittanbieterdienste integriert, die eine Authentifizierungsaktualisierung erfordern?
• Werden DMARC-Reports regelmäßig zur Erkennung von Spoofing oder Konfigurationsfehlern analysiert?
• Haben sich Versandvolumen oder Infrastruktur geändert und damit Authentifizierungsanforderungen?
• Erfüllen die Authentifizierungsregeln aktuelle Standards und regulatorische Vorgaben?

Mit dieser Routine bleibt Ihre Authentifizierungsstrategie aktuell – trotz organisatorischer Änderungen und neuer Bedrohungen.

Eine starke E-Mail-Authentifizierung mit SPF und DKIM, ergänzt durch eine angemessene DMARC-Richtlinie, ist eine entscheidende Investition für die Sicherheit und Effizienz Ihrer Kommunikation. Die Erfahrung zeigt deutlich, dass gut authentifizierte Organisationen von einer erhöhten Zustellrate, besserer Sicherheit und dem Vertrauen ihrer Kunden profitieren.

Jeder steht vor der Wahl zwischen einer reaktiven E-Mail-Verwaltung, bei der Probleme erst angegangen werden, wenn sie auftreten, und einer proaktiven Herangehensweise, um die Zukunft zu sichern: Nur eine umfassende Authentifizierungsrichtlinie ermöglicht es, die Kontrolle über die eigene Kommunikation zu übernehmen und der Entwicklung von Bedrohungen nicht ausgeliefert zu sein. In einer Welt, in der E-Mail das wichtigste Mittel der beruflichen Kommunikation bleibt und Cyberbedrohungen immer komplexer werden, ist eine vertiefte Authentifizierung keine optionale Maßnahme mehr: Sie ist die Grundvoraussetzung für ein nachhaltiges Unternehmen.

Red Sift OnDMARC bietet die Komplettlösung, mit der DMARC schnell implementiert werden kann – und dabei Ihre Zustellbarkeit erhalten bleibt. Wir garantieren:

• Optimale Implementierungsdauer: Wechseln Sie in 6 bis 8 Wochen in den DMARC-Enforcment-Modus – mit Unterstützung von Experten und automatisierten Tools
• Volle Transparenz: Überwachen Sie alle E-Mail-Quellen und erkennen Sie nicht autorisierte Aktivitäten durch detaillierte Berichte und KI
• Vereinfachtes Management: Verwalten Sie komplexe Authentifizierungsanforderungen über eine intuitive Benutzeroberfläche, die keine ausgeprägten IT-Kenntnisse erfordert
• Kontinuierlicher Schutz: Profitieren Sie von ständiger Überwachung, automatischen Aktualisierungen und aktiver Bedrohungserkennung

Testen Sie noch heute unsere kostenlosen E-Mail-Authentifizierungstools oder informieren Sie sich über die Einführung eines vollständigen DMARC-Schutzes für Ihr Unternehmen.

[1] Red Sift. (2025) Leitfaden 2025 zur Beherrschung der Anforderungen von Gmail, Google und Yahoo für den Massenversand.

https://redsift.com/guides/bulk-email-sender-requirements 

[2] Red Sift. (2025) Der ultimative Leitfaden zur E-Mail-Sicherheit von Red Sift.

https://redsift.com/guides/email-security-guide 

[3] Red Sift. (2025). G2-Auszeichnungen Red Sift OnDMARC. 

https://blog.redsift.com/news/europes-1-for-dmarc-red-sift-ondmarc-does-it-again/

[4] Red Sift. (2025). Red Sift OnDMARC.

https://redsift.com/pulse-platform/ondmarc 

[5] Red Sift. (2025) ZoomInfo erreicht dank OnDMARC nahezu perfekte E-Mail-Zustellbarkeit.

https://redsift.com/resource-center/case-study/zoominfo 

[6] Red Sift. (2025) TalkTalk verbessert sein E-Mail-Engagement dank BIMI um 4 bis 6 %.

https://redsift.com/resource-center/case-study/talktalk 

[7] Red Sift. (2025) Holland & Barrett sichert seine Domains mit Red Sift.

https://redsift.com/resource-center/case-study/holland-and-barrett 

[6] Red Sift. (2025). Vergleich OnDMARC vs Valimail.

https://redsift.com/compare/redsift-vs-valimail

[7] FBI. (2024). Jahresbericht des Internet Crime Complaint Center. https://www.ic3.gov/Media/PDF/AnnualReport/2023_IC3Report.pdf