5 grundlegende E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen für jede Art von Unternehmen

E-Mail-Sicherheit kann schwierig sein. Während es unerlässlich ist, sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensinfrastruktur vor Bedrohungen wie Phishing-Angriffen, Business Email Compromise und Ransomware-Attacken geschützt ist, ist es nicht so einfach, wie es klingen mag, zu wissen, wie man das Fundament für sein E-Mail-Sicherheits-Framework legt.

Schon eine kurze Google-Suche nach dem „besten E-Mail-Schutz“ zeigt die Fülle an Angeboten, die alle darauf abzielen, Ihre Sicherheitslage in einer stetig wachsenden Bedrohungslandschaft zu stärken. Es gibt unzählige Produkte auf dem Markt, ein Meer an Lösungen zur Auswahl und jede Menge „Best-Practice“-Ratschläge.

Doch wenn man alles auf das Wesentliche reduziert: Welche essenziellen Bausteine sollten die Grundlage der E-Mail-Sicherheitsstrategie Ihres Unternehmens bilden? In diesem Blog behandeln wir die 5 E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen, die jedes Unternehmen implementiert haben sollte.

In seiner einfachsten Form stellt Cloud-basierte E-Mail Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um Nachrichten über das Internet zu senden, zu empfangen und zu speichern. Während früher E-Mail-Client-Software auf Computern installiert wurde, um E-Mails zu senden und zu empfangen, ermöglicht Cloud-basiertes Hosting dies über einen Browser.

Das bedeutet, dass Unternehmen und Nutzer von überall auf ihre E-Mails zugreifen können, nicht durch Server belastet werden, im Notfall verlorene Daten leicht wiederherstellen können und je nach Bedarf ihres Unternehmens skalieren können.

Aus sicherheitstechnischer Sicht ist Cloud-E-Mail-Hosting der richtige Weg. Nicht nur wegen der einfachen Bedienung, sondern auch, weil die meisten Cloud-basierten Lösungen Wartung und wesentliche Sicherheitsfunktionen wie DMARC, 2FA und gute Spamfilterung als Teil des Pakets anbieten.

Zwei der beliebtesten Cloud-basierten E-Mail-Anbieter sind Microsoft M365 und Google Workspace.

Wenn Ihr Unternehmen E-Mails in irgendeiner Form nutzt, um mit Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten zu kommunizieren (seien wir ehrlich, das trifft auf die meisten Unternehmen zu), dann ist es absolut unerlässlich, dass Ihre DMARC-Richtlinie auf p=reject konfiguriert ist.

DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance und ist ein weltweit standardisiertes Protokoll, das 2012 eingeführt wurde. Wenn es korrekt auf p=reject konfiguriert ist, schützt es Ihre Domain vor exakter Impersonation unter Verwendung der bestehenden Sicherheitsprotokolle SPF und DKIM. Das bedeutet, dass keine böswilligen Akteure betrügerische oder Phishing-E-Mails versenden können, indem sie vorgeben, Sie zu sein, indem sie Ihre Domain imitieren.

Durch die Implementierung von DMARC schützen Sie Ihre Kunden, Mitarbeiter, Lieferkette und Markenreputation vor den oft verheerenden Auswirkungen von Phishing-Betrug, Spear-Phishing, Business Email Compromise, Ransomware-Angriffen und mehr. Sie tragen außerdem zur verbesserten Sicherheit des gesamten E-Mail-Ökosystems bei.

Es gibt aber auch andere, eher geschäftsorientierte Vorteile der DMARC-Implementierung, wie zum Beispiel eine verbesserte Zustellbarkeit und eine bessere Posteingangsplatzierung. Das liegt daran, dass Sie durch die Implementierung von DMARC den Empfängerservern mitteilen, dass Ihre E-Mails aus einer gültigen Quelle stammen. Dann gibt es noch Brand Indicators for Message Identification, kurz BIMI. Als einer der vielleicht vorteilhaftesten Erfolge für Marketer ermöglicht BIMI Unternehmen, ihr registriertes Logo an alle DMARC-authentifizierten E-Mails anzuhängen, die sie versenden. Dies steigert nicht nur die Markenwahrnehmung, sondern wir haben festgestellt, dass die Anzeige eines Logos in einer E-Mail sich auch positiv darauf auswirkt, wie der Empfänger mit ihr interagiert.

Wie oben erwähnt: Wenn Sie einen Cloud-Anbieter wie Microsoft M365 oder Google Workspace nutzen, dann gute Nachrichten – Sie haben DMARC bereits eingerichtet. Falls nicht, ist eine korrekte DMARC-Konfiguration ein absolutes Muss, sowohl wegen der Sicherheits- als auch der Marketingvorteile, die sie bietet. Aber wir wollen nicht lügen: Sich alleine durch die DMARC-Reise zu kämpfen, wird nicht empfohlen. Es kann sehr schwierig sein, und bei falscher Durchführung kann es sogar zu mehr Problemen bei der Zustellbarkeit führen. Aber genau da kommt unser preisgekröntes Produkt OnDMARC ins Spiel, das die DMARC-Konfiguration für jeden schnell, einfach und schmerzlos macht.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist im Wesentlichen die Praxis, eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre E-Mail-Anmeldungen einzurichten. Sie funktioniert, indem eine Anwendung Ihren Nutzer mit einem Authentifizierungsmechanismus verknüpft (z. B. einer Authenticator-App). Bei jeder Nutzung wird ein einzigartiger Verifizierungscode generiert und von der Anwendung erkannt, um zu bestätigen, dass Ihre Anmeldung gültig ist.

2FA ist eine wesentliche Komponente auf dem Weg, E-Mail-Konten in Ihrem gesamten Unternehmen sicher zu halten. Das liegt daran, dass sie vor Kontoübernahmen schützt, insbesondere wenn Passwörter wiederverwendet und geleakt werden.

Heutzutage gibt es für alles ein Passwort. Und obwohl es nie eine gute Idee ist, Passwörter über Geräte hinweg wiederzuverwenden oder zu teilen, kann es wirklich herausfordernd sein, für jede Anwendung ein anderes zu haben und sich gleichzeitig genau im richtigen Moment daran zu erinnern.

Ein Passwort-Manager tut also genau das, was der Name schon sagt: Er speichert die verschiedenen Passwörter für Ihre unterschiedlichen Konten im Internet sicher an einem leicht zugänglichen Ort. (Es sei denn natürlich, Sie vergessen auch dafür Ihr Master-Passwort.)

Wir geben zu, es ist nicht die intuitivste oder hochtechnologischste Lösung für dieses scheinbar universelle Problem. Aber solange es keinen besseren Ansatz gibt, kann ein Passwort-Manager eine nützliche Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Ihre Passwörter sicher und zugänglich sind. Es lohnt sich jedoch, sich daran zu erinnern, dass ein Passwort-Manager zwar empfohlen wird, aber niemals ein Ersatz für 2FA ist.

Google Chrome bietet einen kostenlosen Passwort-Manager an, aber es gibt auch fortgeschrittenere Optionen wie LastPass.

Während die Einrichtung des richtigen Schutzes für ausgehende E-Mails von entscheidender Bedeutung ist, möchten die meisten Unternehmen auch sicher sein, dass eine ausreichende Sicherheitsebene eingehende E-Mail-Bedrohungen erkennt, entschärft und löst.

Genau hier kommen Spam-Erkennungs- und Dateiscan-Lösungen ins Spiel, die eingehende E-Mails und Anhänge auf jegliche Art von Bedrohungen untersuchen. Die meisten Cloud-basierten Anbieter und traditionellere SEGs bieten dies als Teil ihres Service an. Falls Sie jedoch keinen dieser Dienste nutzen, ist es dennoch eine wichtige zusätzliche Ebene, die Sie Ihrem grundlegenden E-Mail-Sicherheitssetup hinzufügen sollten.

Wir hoffen, dass dieser Blog Ihnen einen unkomplizierten Überblick über die wichtigsten Maßnahmen für die E-Mail-Sicherheit Ihres Unternehmens bietet. Um noch heute einen der wichtigsten Schritte anzugehen, melden Sie sich unten für Ihre kostenlose OnDMARC-Testversion an!